Jotta voitaisiin yleensä keskustella tai kertoa tietojärjestelmistä (eng. information systems), on ensin määriteltävä vähintään suuntaa antavasti mistä on kyse, muutoin voidaan tulla tuottaneeksi virheellinen käsitys, joka kopioituu sellaisenaan tai hieman muuntuneena ihmismielestä toiseen. Tällaista satunnaisuutta ei voitaisi sallia tietojärjestelmässä.

Tietojärjestelmän tarkoituksena, eräänä niistä, on toimia periaatteella "samoilla lähtötiedoilla ja informaatiosisällöllä saadaan aina sama vastaus". Toisaalta, tuo määritelmä kattaa myös systemaattisen virheen mahdollisuuden eli virheellisillä tiedoilla saadaan aina täsmälleen sama virhe aikaiseksi.

Ihmisen jotain tavoitetta tai tarkoitusta palvelemaan suunnitteleman järjestelmän rajapinta tuntuu helpommalta määritellä siinä vaiheessa, kun järjestelmää suunnitellaan, mutta kun järjestelmä on ollut käytössä jo pidempään, on järjestelmän ja ympäristön, jonka osana järjestelmä on, rajoja huomattavasti vaikeampi osoittaa.
Vaikka jokin tietojärjestelmä olisi toiminnassa pelkästään jossain yksittäisessä rakennuksessa tai tehtaassa, joka kattaa maa-alaltaan jonkin pinta-alan, tietojärjestelmän ydinosan sijaitessa fyysisesti jonkin yksittäisen tehtaan tietotekniikkalaitteille varatussa lasisessa kaapissa palvelinlaitteen kiintolevyllä, olisi se silti yhteydessä tietoverkkokaapaleiden ja langattomien yhteyksien kautta kyseisen tehtaan muihin laitteistoihin, työntekijöihin heidän käyttöliittymiensä kautta, kyseisen tehtaan liiketoimintaprosesseihin, sekä olisi osana johdon liiketoimintasuunnitelmaa. Liiketoimintasuunnitelma taasen pohjautuu johonkin mitä on tapahtunut, on tapahtumaisillaan tai tulee tapahtumaan ympäristössä. Ympäristöksi voidaan käsittää lähitienoiden lisäksi koko maapallo (jopa koko universumi).

Tietojärjestelmille ei ole ollenkaan leimallisesta se, että ne pysyisivät toteutuksensa jälkeen muuttumattomina. Tämä on tapauskohtaista. Jotkin tietojärjestelmät kuten maapallon laajuisesti toimivat pankit ovat niin laajalti hajautettuja ja valtavan monista osista koostuvia, että jo sellaisen tietojärjestelmän suunnittelemiseen kuluu aikaa joka lasketaan vuosissa, ei kuukausissa tai viikoissa. Tietojärjestelmien fyysinen perusarkkitehtuuri ei yleensä muutu kovinkaan ripeätahtisesti; ainakaan toistaiseksi ne eivät reagoi ympäristössä tapahtuviin muutoksiin itseorganisoidusti katkaisemalla itsestään yhtä lonkeroa ja kasvattamalla toisaalle kaksi uutta.

Pienempimuotoisemmissa tietojärjestelmissä, joiden ominaisuuksia voidaan muuttaa ripeämmin sitä mukaa, kun käyttäjiltä/asiakkailta ehdotuksia tai vaatimuksia ilmaantuu, muutokset voidaan toteuttaa ketterämmin. Tietynlaisia ohjelmiston kehittymismenetelmiä itseasiassa kutsutaankin ketteriksi menetelmiksi, sillä ne (menetelmät) on alunpitäenkin suunniteltu sellaiseksi, että laadun tarkkailu on jatkuvaa, muutoksia voidaan toteuttaa nopealla aikataululla ja uusia ominaisuuksia voidaan toteuttaa vaikka yksitellen. Tässä yhteydessä on myös sopivaa retorisesti kysyä, olisiko näitä menetelmiä voitu kehittää ilman joitain tiettyjä tietojärjestelmiä, joiden kehittämiseksi olisi ensin pitänyt tulla kehitetyksi joitain muita tietojärjestelmiä?

Tietojärjestelmien toteuttamisien yhteisinä tarkoituksina on helpottaa tai tehostaa jotain toimintaa, tai yleensäkin tehdä tuo jokin mahdolliseksi tiedon käsittelemisen kautta. Tietojärjestelmät eivät ihmismielen tapaan väsy ja unohtele asioita, vaan ne vain yksinkertaisesti toimivat. Tietenkin sillä oletuksella, että tietojärjestelmän fyysiset komponentit ja osatekijät pidetään kunnossa ja huollettuina. Tosin, ylikuormittuminen liiasta informaatiosta on mahdollista myös tietojärjestelmille.

Tieto käsitteenä voi arkijärjellä ajatellen tuntua harhaanjohtavan helpolta käsittää, mutta kun tietoa tallennetaan tietojärjestelmään, luetaan sieltä ja käsitellään siellä, on määritellyn asian oltava yksilöitävissä uniikilla tavalla. On helppoa osoittaa sormella kadulla ja sanoa: "katso, miten söpö pikku kissa..", mutta tietojärjestelmässä, jonka kehittämisen tarkoituksena on ollut tarjota ihmisten käyttöön tietokannan ja käyttöliittymän sisältävä tietojärjestelmä, joka mahdollistaa erilaisten kissojen yms. selailun ja haun, on nuo kaikki kissat oltava eroteltavissa toisistaan jollakin tapaa. Helpoin tapa erotella asioita on asettaa niille yksilöivä numerokoodi, mutta tiedonhaun kannalta pelkästään se olisi kovin epäkäytännöllistä; haettaessa "kissoja" saisi vastaukseksi miljoona kissaa; haettaessa sokkona numerokoodilla, saataisiin vastaukseksi jotain satunnaista.

Jos tietojärjestelmän avulla lähinnä ylläpidetään muuttumatonta tietokannan sisältöä, joka pyrkii jäsentelemään maailmaa, ylläpitäjä joutuu ottamaan kantaa todellisuuden rakenteeseen, kategorisoimaan asioita ja attribuoimaan (määrittämään ominaisuuksia). Näillä menetelmin voidaan saavuttaa melko stabiilina pysyvä uskomus siitä, että näin asiat ovat, mutta kuten antikvariaattienkin pitäjät tietävät, luokittelu on usein luokatonta. Liian suuri attribuuttimäärä muuntuu herkästi ongelmaksi ihmisille, koska ihminen ei pysty käsittämään/käsittelemään suurta tietomäärää kerralla. Tietojärjestelmät ovatkin olemassa senkin vuoksi, että ne suorittavat raakatiedon esiprosessoinnin ja joko annostelevat prosessoituneen tiedon käyttäjille valmisannoksina tai asettelevat esille valikoiman prosessoitunutta tietoa käyttäjän itsensä jatkomietittäväksi ja muualta saatuun tietoon yhdisteltäväksi – edelleen jossain toisaalla prosessoitavaksi.

Platonin klassisen määritelmän mukaan tieto on "hyvin perusteltu tosi uskomus", mutta onko informaatio sama asia kuin tieto? Englanniksihan tietojärjestelmä on siis information system, mutta toisaalta eikö tieto ole englanniksi knowledge? Lisäksi käytännölliseksi termiksi tulee myös data, jonka itse tässä määrittelen "joksikin, jotka esittävät jonkin asian laadullisia tai määrällisiä ominaisuuksia ja joille ei vielä ole annettu yksilöivää merkitystä suhteessa johonkin". Yleisemmin data tavataan ajatella alimmaksi abstraktion tasoksi, josta informaatio ja tieto johdetaan. Esimerkkinä mittausdata. Jos informaatiota ajattelisi "datana, jolle on annettu merkitys", voisi tiedon ajatella olevan informaation avulla perusteltu tulkinta, johon uskomuksensa voi perustaa. Mutta miksi sitten tietokanta on englanniksi database?

Kirjailijana Lewis Carroll oli hyvin selvillä siitä, että sanojen sekoilu sopivina annoksina voi olla hauskaa. Siviiliammatissaan hän oli kuitenkin matemaatikko ja loogikko Charles Dodgson, joka ymmärsi, että käsitteellisen selkeyden ja täsmällisyyden vaatimus ei ole vain määrittelyintoilijoiden niuhotusta. Tyyris Tyllerön kielipolitiikka johtaa tilanteeseen, jossa keskustelijat eivät ymmärrä toisiaan ja lopulta eivät edes itseään. Informaation ja tiedon käsitteiden analyysiä tarvitaan, jotta yhteiskuntamme ei muutu Liisan ihmemaaksi – "postmoderniksi" maailmaksi, jossa sanat ja ovat menettäneet merkityksensä. (Ilkka Niiniluoto kirjassaan Informaatio, tieto ja yhteiskunta, 1996)